一次发单替代手工邮件：收费管理的提效实践

关于萧山宝宝心元幼儿园

作为一所年缴费规模达2000万元的幼儿园，宝宝心元幼儿园的财务工作量远超一般园所。不仅需要处理大量家庭的学费缴纳，还承担着70人的工资代发任务，并需管理3个对公账户。以往每到开学季，财务老师的大量时间都被消耗在逐一发送收费邮件、解答缴费疑问以及后期的多账户人工对账上，效率低下且容易出错。

01 告别“手工邮件”：一次发单，全校触达

过去，园所的收费通知是财务人员的一份“苦差事”。由于缺乏统一的管理系统，只能通过邮箱一个个发送收费明细，不仅耗时，还常常遭遇邮件漏看、进垃圾箱等情况，导致后续催缴工作极其被动。

引入学加家智能收银系统后，园所彻底抛弃了手工邮件。财务只需将收费项目集中生成全校账单，在学期前一次性批量发送。收费通知瞬间精准触达所有家长，极大降低了沟通成本，也杜绝了遗漏。

02 告别“反复询问”：一个链接，账目全清

对于家长而言，过去想搞清楚学费、餐费、杂费等各项明细，往往需要在多个通知中翻找，遇到疑问还要私信老师。

现在，家长只需点击系统推送的一个链接，即可直观地看到孩子的全部待缴项目、账单明细以及历史缴费记录。账单清晰透明，家长心中有数，老师也免去了大量重复解答的麻烦，家校之间的信任感直线上升。

03 告别“糊涂账”：3个对公户，分账管理

对于拥有3个对公账户的园所来说，资金的归集与对账是财务最头疼的问题。如果各类收费混在一起，后期的账目核算将是一场灾难。

借助学加家的多账户结算功能，园所根据实际管理需求，将这3个账户进行了分账管理。系统依据设定的规则，将不同类目的资金自动拆分至对应的对公户。财务人员不再需要面对庞杂的流水去手工做账，资金走向清晰明了，对账效率大幅提升，也确保了70人工资代发的顺畅流转。

落地成效

实践启示

在幼儿园的财务场景中，“发通知”和“对账”看似是小事，但在庞大体量面前，却足以拖垮财务团队的精力。宝宝心元幼儿园的实践表明，真正的提效不是让老师干活更快，而是用系统把“逐人操作”变成“批量处理”，把“人工分拣”变成“规则分账”。当收费这件小事被彻底数字化，财务人员才能从繁琐的表格中解脱出来，去创造更大的管理价值。